- Registros: conjunto de datos que se refieren a un concepto en particular, como una persona, empresa, producto, etc.
- Campos: cada uno de los datos que se incluyen en una tabla o base de datos
VENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS.
- Facilidad para capturar los datos.
- Capacidad para almacenar grandes volúmenes de datos.
- Seguridad en el manejo y la ordenación de los datos según se requiera.
- Rapidez para obtener la información cuando se necesite.
- Posibilidad de organizar los datos conforme a criterios distintos.
- Precisión en los cálculos y fácil obtención de informe
DESVENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS.
- Tamaño
- Complejidad
- Costo
- Requerimientos adicionales de equipo
En caso falla, el impacto es mayor
- Complejo al recuperar los datos
MICROSOFT ACCESS.
Para crear una base de datos en access se ingresa al programa, y en la página principal se selecciona la opción “base de satos en blanco”, seguido de poner en nombre del archivo y seleccionar el lugar en donde lo quieras guardar, hecho esto se pulsa “crear”.
- CREAR TABLAS EN ACCESS.
Lo primero que hay que hacer es ir a la pestaña “crear” y dar clic en “tabla”.
Para insertarle campos a nuestra tabla creada, debemos abrir nuestra tabla, irnos a la pestaña “Inicio” o “Campos” y seleccionamos “Vista Diseño”.
Esto nos abrirá un recuadro donde nos solicitará ponerle nombre a la tabla.
ya con el nombre y en “vista diseño” pondremos nombre a los campos, se selecciona el tipo de dato y se le pone una descripción opcional.
Ya con los campos deseados, sólo se guarda la tabla.
CREAR FORMULARIOS DE UNA TABLA.
Access te ofrece varias maneras de crear una tabla:
- Con el comando tabla, que crea una nueva tabla vacía.
- Con diseño de tabla, que crea una nueva tabla vacía en la vista “diseño”.
- Utilizando lista de sharepoint, que permiten interactuar con contactos, tareas, problemas y eventos entre grupos de trabajo y usuarios empresariales.
FORMULARIOS CON TODOS LOS CAMPOS DE LA BD Y RELACIONES:
Para poder relacionar tablas mediante un formulario hace falta tener dos o más de éstas
para hacer un formulario con todo los campos de la base de datos todas nuestras tablas deben estar relacionadas, para hacer esto, hay que ir a “herramientas de base de datos”
nos aparecerá un recuadro en el que estarán todas nuestras tablas de nuestra base de datos, en esto, debemos ir dando clic en cada una de las tablas que nos aparezcan, e ir dando clic en “agregar”, y así debe ser con todas las tablas de nuestra relación.
una vez que tengamos nuestras dos tablas representadas, para completar la relación debemos arrastrar el Id de una, hasta el Id de la otra. Se abrirá una ventana, en la cual sólo hará falta pulsar “crear.
Después de esto estará completada nuestra relación y para guardar se pulsa la opción “cerrar” de la pestaña “diseño” y se abrirá un ventana con la que guardaremos nuestra relación.
Para crear nuestro formulario con cada campo de la base de datos se debe ir a la pestaña “crear” y pulsar un “asistente para formulario”
aparecerá un recuadro que nos pide los campos que deseemos incluir a nuestro formulario. Para añadir todos los de la tabla, debemos dar clic en el icono “>>”.
cambiamos de tabla seleccionando la tabla que queramos del menú “Tablas/Consultas”. Si queremos sólo pasar un campo de nuestra tabla, damos clic en el icono “>”, pasamos todos los campos que deseemos de nuestra tabla, excepto el Id, ese nunca se debe pasar, ya que tenemos el Id de la primera tabla. Después de eso damos clic en “siguiente”
seleccionamos la opción de cómo queramos que sea nuestro formulario y damos “siguiente”
ponemos nombre a nuestro formulario, y seleccionamos “Abrir el formulario para ver o introducir información” y damos clic en “finalizar” para que nuestro formulario con todos los campos de nuestra base de datos esté hecho.
